Secretaresse divisieleiding Hersenen

Als secretaresse divisieleiding ondersteun je de medisch-wetenschappelijk divisiemanager en het team binnen de divisie Hersenen. Je beheert complexe agenda's, biedt administratieve ondersteuning en draagt bij aan een goed lopend secretariaat.

Dit ga je doen

Als secretaresse van de divisieleiding verzorg jij de organisatorische en administratieve ondersteuning van de divisieleiding (specifiek de medisch-wetenschappelijk divisiemanager) binnen de divisie Hersenen.

Je kerntaken zijn:

• het beheren van complexe agenda’s van de divisieleiding.
• het organiseren van (online) vergaderingen en andere bijeenkomsten.
• het organiseren van reizen en accommodaties.
• de administratieve verwerking van diverse gegevens in de systemen (waaronder P&O).
• het regelen van contractondertekening in samenspraak met juridische zaken en de divisieleiding.
• het zijn van een belangrijk aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten.

Daarnaast neem je als collega van het divisiesecretariaat initiatieven om onze dienstverlening waar mogelijk te verbeteren.

Hier ga je werken

De divisie Hersenen is één van de tien divisies van het UMC Utrecht en bestaat uit de afdelingen Neurologie & Neurochirurgie; Psychiatrie; Revalidatie, Fysiotherapiewetenschap & Sport en Translational Neuroscience. Er werken circa 1.200 medewerkers voor de divisie. De afdelingen worden ondersteund door het divisiebureau waar zo’n 25 medewerkers in teams werken en support bieden op het gebied van productie en financiën, personeel en organisatie, onderwijs en onderzoek. De aansturing van de divisie ligt bij de divisieleiding, bestaande uit een medisch-wetenschappelijk manager en een algemeen divisiemanager. Zij worden ondersteund door een secretaris en het divisiesecretariaat, waar twee secretaresses werkzaam zijn.

Dit neem je mee

• Je hebt minimaal mbo-niveau 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding als secretaresse of vergelijkbaar.
• Ervaring in een ziekenhuis- of zorgomgeving is een pre.
• Je hebt een flexibele, integere werkhouding en bent bereid om in te spelen op veranderende omstandigheden en agenda’s.
• Je vindt het leuk om in een team te werken en bent daarnaast organisatorisch, administratief sterk en communicatief vaardig met verschillende doelgroepen.
• Je kunt prioriteiten stellen en bent stressbestendig.
• Je maakt procedures snel eigen en ziet zelfstandig welke werkzaamheden je kan oppakken.
• Je beheerst de Nederlandse taal (zowel schriftelijk als mondeling) goed en hebt daarnaast voldoende kennis van de Engelse taal. 
• Je beschikt over goede ICT-vaardigheden, waaronder het MS-Office pakket (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 2.932 en € 3.923 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur). 
• Cao salarisverhoging van 3% vanaf 1 juli 2025. 
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar, daarna met wederzijds welbevinden de mogelijkheid tot een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%. 
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie. 
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto). 
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen. 
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.