Secretaresse medisch afdelingshoofd orthopedie

Als secretaresse houd je je bezig met managementsupport, organiseer je bijeenkomsten en nog veel meer. Een afwisselende functie in een ambitieuze en dynamische omgeving. Lees gauw verder over deze leuke baan en reageer!

Dit ga je doen

Jij gaat je als secretaresse bezighouden met managementsupport, roostering, organisatie van bijeenkomsten, communicatie en ondersteuning van de financiële- en personeelsadministratie.

Jij bent het aanspreekpunt van het medisch afdelingshoofd orthopedie. Je beheert zijn complexe agenda en beantwoordt (grotendeels zelfstandig) e-mail en overige correspondentie en pakt acties die daaruit voortkomen verder op. Je bewaakt deadlines en signaleert eventuele knelpunten. In deze afwisselende functie beheer je het ene moment de telefoon en ontvang je binnen- of buitenlandse gasten. Het volgende moment organiseer je een in- of externe bijeenkomst met bijbehorende locatie en catering. 

Ook verzorg je inschrijvingen voor congressen en symposia, boek je vluchten en hotels, en verricht je ondersteunende werkzaamheden voor promotietrajecten. Je meldt nieuwe medewerkers en gastmedewerkers aan en verwerkt mutaties in het personeelsportaal. Ook voer je de financiële administratie, en pak je ad hoc-voorkomende secretariële werkzaamheden op. 

Hier ga je werken

De afdeling orthopedie is onderdeel van de divisie Heelkundige Specialismen van het UMC Utrecht. Dit medisch specialisme houdt zich bezig met de diagnose en behandeling van aandoeningen van het steun- en bewegingsapparaat. Dat zijn de botten, gewrichten, spieren, pezen en banden. 

De staf orthopedie bestaat uit een medisch afdelingshoofd, elf medisch specialisten en twee senior onderzoekers. Een aantal medische stafleden is (deels) werkzaam in het Wilhelmina Kinderziekenhuis (WKZ). Verder werken er meerdere assistenten in opleiding tot specialist (aios), onderzoekers, analisten, onderzoeksassistenten en een physician assistant. Het stafsecretariaat bestaat uit vier secretaresses, waaronder deze vacature.

Dit neem je mee

Wij zijn op zoek naar een ervaren secretaresse, die het leuk vindt om in een ambitieuze omgeving te werken. Iemand die goed kan samenwerken met directe collega's, clinici, onderzoekers en overige in- en externe relaties, en die een goed gevoel heeft voor de onderlinge verhoudingen binnen een grote organisatie.

• Je hebt ruime ervaring als secretaresse, bij voorkeur in een soortgelijke functie.
• Je hebt ervaring met roosteren.
• Je kunt goed zelfstandig en in teamverband werken, stelt je proactief op en hebt verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je bent in staat om het overzicht te houden en verschillende soorten bijeenkomsten te organiseren.
• Je bent communicatief vaardig, klantgericht en accuraat.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office.

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 2932 en € 3923 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur). 
• Cao salarisverhoging van 3% vanaf 1 juli 2025. 
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%. 
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie. 
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto). 
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen. 
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.