Secretaresse Raad van Bestuur

Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail? Krijg jij energie van een functie waarin je echt het verschil maakt? Als secretaresse van de Raad van Bestuur bij Meander Medisch Centrum ben jij onmisbaar in het ondersteunen van bestuurlijke processen. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, bewaakt deadlines en houdt overzicht in een dynamische werkomgeving.

Wat maakt deze rol zo interessant?

• Jij bent de drijvende kracht achter een soepel bestuur – Je beheert agenda’s, coördineert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze communicatie.
• Jouw proactieve aanpak maakt het verschil – Je signaleert knelpunten, denkt vooruit en neemt initiatief waar nodig.
• Je werkt in het hart van de organisatie – Je hebt een veelzijdige rol met impact, waarin samenwerking en professionaliteit centraal staan.

Ben jij klaar voor een uitdagende functie waarin jouw talenten echt tot hun recht komen? We maken graag kennis met je!

Over de afdeling

De leden van de Raad van Bestuur van Meander Medisch Centrum worden bij hun dagelijkse werkzaamheden ondersteund door de secretaris Raad van Bestuur en het bestuurssecretariaat. Als secretaresse van de Raad van Bestuur werk je nauw samen met je collega-secretaresse om de bestuurders en de secretaris te ondersteunen op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied.

We zijn bezig met het herinrichten van onze bestuursondersteuning en het optimaliseren van onze werkprocessen. De focus ligt op het efficiënter en praktischer inrichten van taken en processen. Dit biedt jou de mogelijkheid om niet alleen te ondersteunen, maar ook actief mee te denken over verbeteringen en bij te dragen aan de veranderingen die we doorvoeren. Samen leggen we zo een stevig fundament voor de toekomst.We zijn op zoek naar een secretaresse die de CFO/lid Raad van Bestuur ondersteunt en naar een secretaresse die de voorzitter Raad van Bestuur ondersteunt. De ondersteuning van de secretaris en de Raad van Bestuur als geheel behoort ook tot het takenpakket.  Jouw nauwkeurigheid, proactieve instelling en oog voor detail maken hierin het verschil.

Wat ga je doen

Als secretaresse Raad van Bestuur verricht je secretariële en beleidsondersteunende werkzaam-heden voor de Raad van Bestuur en voor de secretaris Raad van Bestuur. Met jouw proactieve houding zorg je er samen met je collega’s voor dat alles soepel verloopt. Je bent integer en kunt goed met vertrouwelijke informatie omgaan.

Je werkzaamheden zijn onder andere:

• Complex agendabeheer: je stelt urgenties en prioriteiten bij afspraken, anticipeert op gemaakte afspraken, verzamelt benodigde informatie en zorgt ervoor dat afspraken nagekomen worden;
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Beheren algemene mailbox secretariaat Raad van Bestuur en monitoren mailbox van jouw Raad van Bestuur lid;
• In samenwerking met je collega’s zorg je voor de voorbereiding van vergaderingen, het notuleren van deze vergaderingen en het uitzetten en communiceren van vervolgacties, zoals voor managementteam, bestuurlijk overleg en de Raad van Toezicht;Beheren en bewaken van (persoonlijke) dossiers;
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen en andere situaties, met terugkoppeling naar de (secretaris) Raad van Bestuur;
• Bijdragen aan een goed en efficiënt functionerend bestuurssecretariaat.

Wie ben je en wat neem je mee?

• Uitstekende communicatieve vaardigheden zijn een must gezien jouw vele in- en externe contacten, waarbij integriteit in jouw manier van werken absoluut niet mag ontbreken. Gevoel voor onderliggende verhoudingen is hierbij essentieel;
• Een hbo werk- en denkniveau is een vereiste. Bij voorkeur door opleiding én werkervaring behaald;
• Organisatiesensitief en bewust zijn van de verschillende belangen van de vele stakeholders is in de samenwerking met de diverse disciplines een must;
• Je moet in staat zijn om in acute situaties snel en correct te handelen. Contact met betrokkenen vraagt in dergelijke situaties om snelheid en tact;
• Prioriteiten kunnen stellen en stressbesteding zijn en met regelmaat overleggen met jouw collega-secretaresses; om met elkaar tijdig te kunnen anticiperen op piek- en stressmomenten;
• Vermogen om goed vooruit te denken en te plannen, secuur te werken en snel te schakelen tussen diverse werkzaamheden en processen;
• Vakinhoudelijk betrokken willen zijn; op de hoogte zijn van de werkzaamheden van het bestuur door het lezen van e-mails, notities e.d.;
• Je staat bekend als doortastend en flexibel. Uiteraard ben je zelfstandig, proactief, klantvriendelijk, ordelijk, representatief en kun je werken met een hoge “storingsfactor”;
• Je hebt een beroepsopleiding voor directiesecretaresse succesvol afgerond en hebt ruime werkervaring als zelfstandig werkend secretaresse op directie- of bestuursniveau;
• Omdat het secretariaat Raad van Bestuur fungeert als eerste aanspreekpunt en visitekaartje van de Raad van Bestuur is het in deze functie niet mogelijk om thuis te werken;
• Je hebt actuele kennis van MS Office (Outlook, Word, Teams, Excel), SharePoint en iBabs.

Wij bieden

• Een kans om jouw bijdrage te leveren aan een veilige en goede gezondheidszorg waar medewerkers zich gezien voelen en de patiëntenzorg als goed ervaart.
• Contract van 32-26 uur voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een salaris van € 3.199,- tot maximaal € 4.540,- bruto per maand (conform FWG 50) bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van je ervaring.
• Ook ontvang je 8,33% vakantietoeslag en 8,33% eindejaarsuitkering. Je pensioensopbouw wordt geregeld door Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Interessante extra’s, zoals een fietsplan en premiekorting op je verzekeringen.
• Een vitaliteitsaanbod met allerlei leuke trainingen, activiteiten en praktische tips op het gebied van gezondheid en welzijn (zoals bijvoorbeeld adem koude training, Yoga en bedrijfsfitness).
• Ruime scholing- en ontwikkelmogelijkheden.
• Een actieve personeelsvereniging die bijvoorbeeld stedentrips en workshops organiseert.