Programmasecretaris HMC Bouwt

Wil jij een belangrijke bijdrage leveren aan het programma ‘HMC Bouwt’? Heb jij ervaring met projectmatig werken en kennis van zorgprocessen? Vind je het leuk veel in- en externe contacten te hebben en als spin in het web ervoor te zorgen dat het bouwprogramma van HMC succesvol verloopt? Lees dan verder! Wij zijn op zoek naar een collega die zich als programma secretaris voor langere tijd wil inzetten voor een betekenisvolle zorg- en werkomgeving.

HMC gaat de komende jaren een aantal grote vernieuwbouwtrajecten op onze ziekenhuislocaties uitvoeren. Het ambitieuze vernieuwbouwprogramma is medio 2022 vastgesteld. Momenteel wordt er hard gewerkt aan de uitvoering van het plan. Lees meer over de vernieuwing van onze huisvesting via: https://www.haaglandenmc.nl/over-ons/hmc-klaar-voor-de-toekomst/vernieuwing-hmc-huisvesting/ .

Je wordt onderdeel van de programmaorganisatie HMC Bouwt, de afdeling verantwoordelijk voor de realisatie van de vernieuwbouwprojecten. Het programma brengt de belangen, wensen en eisen van patiënten en collega’s bij elkaar. Gericht op de beste zorg in de regio Haaglanden.

Wat ga je doen?
De zorg verandert en HMC wil anticiperen op de zorgvraag van de toekomst. Dit vraagt om nieuwe werkmethodes, toepassing van informatietechnologie en verbeterde huisvesting. Huisvesting gaat over abstracte zaken zoals vierkante meters, installaties, technische en functionele eisen voor ruimtes. Maar ook over de financiële ruimte die we hebben om onze ambities te verwezenlijken en om duurzaam zorg aan inwoners van onze regio te kunnen blijven bieden. Het is een complexe puzzel om, tijdens de voortgang van de zorg, de locaties te vernieuwen. Daarom hanteren wij een gefaseerd verbouwingsproces over een periode van 10 – 15 jaar. Een dergelijke aanpak vraagt om een aanpak met liefde en lef ook van ontwerpers, bouwers en aan onze patiënten en collega’s.

De programmasecretaris vervult een belangrijke verbindende rol. Je fungeert als vraagbaak en aanspreekpunt voor collega’s en externe partijen binnen het programma.
Het is een leuke functie door de diversiteit: waarbij je op de vakgebieden projectmanagement, stakeholdermanagement, bestuurskunde een bijdrage kan leveren in een betrokken en multidisciplinair team.

Als programmasecretaris draag je bij aan een goede programmaorganisatie door procedures, afspraken en (bestuurlijke) besluitvorming te bewaken. Digitaal documentbeheer maakt hier integraal onderdeel van uit, zoals bijhouden, ordenen en archiveren van programmadocumenten, zoals rapportages, contracten en projectplannen.
Ook het verzamelen en analyseren van projectinformatie en rapportages op te stellen ter voorbereiding van het (bestuurlijke) besluitvormingsproces behoort tot je taken. Dit vraagt om een actieve ondersteuning en samenwerking met de integraal programmamanagers en de programmadirecteur. Waarbij je het centrale aanspreekpunt bent en informatie verstrekt. Waar nodig coördineer je overleggen waaronder agendavoorbereiding en verslaglegging.

Daarnaast adviseer je over beleidsontwikkelingen en beleidsuitvoering welke horen bij het programma HMC Bouwt.
Samen met de integraal programmamanagers, de afdeling communicatie en de programmadirecteur zorg je voor heldere communicatie, waarbij het belangrijk is dat wordt afgestemd op de bestuurlijke agenda en dat kansen en bedreigingen vanuit het programma worden ingebracht op het juiste moment bij de juiste personen. Vaak fungeer je als aanspreekpunt voor medewerkers en afdelingshoofden met vragen over het programma en de projecten en verstrek je informatie over de voortgang van het programma en de onderliggende projecten. Hiërarchisch val je onder de programmadirecteur.

Wat vragen wij van jou?

• Je beschikt over HBO-werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van programma’s of complexe projecten, bij voorkeur in zorg of publieke sector;
• Je hebt ervaring met het inrichten en gebruik van projectmanagement tools;
• Je hebt affiniteit met bouwprocessen in een ziekenhuis;
• Je hebt analytisch vermogen om projectinformatie te beoordelen en samen te vatten;
• Je hebt organisatorisch talent om processen, programmadocumenten en (bestuurlijke) besluitvorming te coördineren;
• Je kunt goed aarden in een omgeving waarin veranderingen aan de orde van de dag zijn;
• Je bent in staat om te schakelen naar zowel de diverse inhoudelijke vakgebieden als richting bedrijfsvoering;
• Je bent organisatiesensitief en hebt ervaring met stakeholdermanagement;
• Je bent resultaat- en oplossingsgericht;
• Je hebt van nature een punctuele en proactieve instelling, je beschikt over liefde en lef, standvastigheid en creativiteit;
• Je bent communicatief een sterke speler, een netwerker en werkt graag samen en kunt goed schrijven. Je weet op een plezierige, zakelijke wijze te communiceren;
• Je weet om te gaan met tegengestelde belangen, spanningen en gaat indien nodig confrontatie niet uit de weg, maar blijft in staat om goede werkverhoudingen in stand te houden en zo nodig te herstellen.

Kom je bij ons werken? Dan vragen wij om een VOG (verklaring omtrent gedrag).

Wat bieden wij jou?

• Je krijgt een jaarcontract voor 36 uur per week. We hebben de intentie dit contract om te zetten naar onbepaalde tijd. Dit evalueren we samen in de loop van het jaar;
• Daar hoort natuurlijk een salaris bij! Dit is maximaal € 5.746,- bruto per maand (FWG60), op basis van 36 uur per week met vaste extra’s zoals; vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van beide 8,33%;
• Je ontvangt een volledige ov-vergoeding voor jouw woon-werkverkeer;
• Bij HMC vinden wij een prettige balans tussen werk- en privé net als jij heel belangrijk. Wij willen onze medewerkers faciliteren om meer eigen regie te hebben en bieden daarnaast de mogelijkheid om (mits jouw functie dit toelaat) gedeeltelijk thuis te werken;
• Wil je jezelf blijven ontwikkelen? Die ruimte is er bij HMC! Wij investeren in je persoonlijke ontwikkeling, bieden opleidingsmogelijkheden die passen bij jouw ontwikkeldoelen én bieden doorgroeimogelijkheden en loopbaanadvies;
• Daarnaast bieden we vanuit onze HR-afdeling verschillende initiatieven om jou gezond en vitaal te houden;
• Interessante extra's, zoals: korting op het aanschaffen van een nieuwe fiets, mobiele telefoon, tablet of laptop en studiekostenvergoeding. Korting bij je sportschool, op je verzekeringspremie, voor kinderopvang in de buurt;
• Overige arbeidsvoorwaarden conform CAO Ziekenhuizen.

HMC, zorg met liefde en lef
Zorg is aandacht. In HMC kijken we met en door de ogen van de patiënt. We helpen iedere patiënt op de manier die bij hem of haar past. Innovatie, gastvrijheid en samenwerking dragen bij aan het realiseren van onze missie.

We zijn hét stadsziekenhuis voor de Haagse regio, met een compleet zorgaanbod. Als topklinisch opleidingsziekenhuis heeft HMC vele expertises in huis en we bieden in verschillende centra en samenwerkingen gespecialiseerde zorg aan. Onze speerpunten zijn ons Traumacentrum en Neurocentrum. In ons HMC Kankercentrum bieden we topklinische kankerzorg.

Meer informatie over HMC vind je op www.haaglandenmc.nl.

Interesse in deze vacature?
Geef jij je carrière een plus? Solliciteer dan uiterlijk 13 december a.s., via de sollicitatiebutton.

Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Jeroen Böggemann, (programmadirecteur HMC Bouwt), via: contactinformatie .