Administratief medewerker Onderwijscentrum met managementondersteuning

Ben jij proactief en nauwkeurig? Wij zoeken een collega voor ons Studie-Informatiepunt! Je combineert administratie, ondersteuning en managementassistente-taken, terwijl je studenten professioneel te woord staat. Word jij onze onmisbare schakel?

Dit ga je doen

In deze veelzijdige functie ben je het aanspreekpunt voor zowel collega’s als studenten en combineer je administratieve taken met managementondersteuning.

Managementassistentie voor twee afdelingen:
Je ondersteunt het hoofd van de afdeling Onderwijszaken en hoofd van de afdeling Technologie en Leren (TEL). Je beheert agenda’s, organiseert afdelingsbrede overleggen voor beide afdelingen, verzorgt bestellingen, maakt verlofplanningen en houdt planborden actueel. Jouw ondersteuning is cruciaal voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden.

Gezicht van het Studie-Informatiepunt (STIP):
Als één van de gezichten van het STIP ben jij een belangrijk aanspreekpunt voor studenten. Hier help je studenten aan de balie, telefonisch of via e-mail met uiteenlopende vragen over onze opleidingen. Jouw kennis en servicegerichtheid maken je een waardevol visitekaartje van de afdeling Onderwijszaken. Het STIP-team bestaat uit zes enthousiaste collega’s die plezier en samenwerking hoog in het vaandel hebben staan. Verbeter ideeën ten aanzien van processen worden gewaardeerd. De balie delen wij met de collega's van TEL.

Ondersteunende werkzaamheden:
Naast je baliewerkzaamheden werk je onder andere aan het samenstellen van blokboeken voor de opleiding Geneeskunde en vervul je taken voor de UMC Utrecht Academie.

Je werkt met systemen als Osiris, MS Teams, Blackboard en andere onderwijstools. Omdat baliewerk een belangrijk onderdeel van je functie is, werk je regelmatig op locatie en af en toe vanuit huis.

Het betreft een uitdagende functie van 32 tot 36 uur per week waarin je echt het verschil kunt maken voor onze collega’s en studenten. Vind je de rol interessant maar wil je minder uren werken? Dan verzoeken we je om niet te solliciteren.

Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging? Solliciteer dan nu en versterk ons team! Tijdens een gesprek vertellen we je graag meer over deze dynamische en waardevolle rol.

Hier ga je werken

De afdeling onderwijszaken is onderdeel van het Onderwijscentrum. De afdeling bestaat uit 47 medewerkers en verleent diensten aan studenten, docenten en ondersteunende afdelingen. Binnen de afdeling zijn diensten samengebracht die we voor meerdere opleidingen, in een 'dedicated team', uitvoeren. Klanten zijn studenten, docenten, divisies in het UMC, gremia binnen de Universiteit Utrecht en externe partners en zorginstellingen. De opleidingen zijn de opdrachtgevers.

Onze dienstverlening vindt plaats in nauwe afstemming en samenwerking met de betreffende opleidingen. De medewerkers van de ondersteunende teams hebben elk een specifiek takenpakket, waaronder inschrijving studenten, resultaatverwerking, planning coschappen, organisatie van buluitreiking, organisatie van de selecties voor de universitaire bachelor en masteropleidingen en administratieve ondersteuning van specifieke onderwijslijnen. Zij werken in hoge mate zelfstandig. De sfeer op de afdeling is informeel en de lijnen zijn kort. Hoewel je ook de managementassistent wordt van het afdelingshoofd van TEL, val je formeel onder de afdeling Onderwijszaken.

Dit neem je mee

Wij zoeken een proactieve, energieke en daadkrachtige collega die moeiteloos schakelt tussen diverse taken. Je hebt ervaring in administratieve werkzaamheden én in de rol van managementassistent. Het MS Office-pakket heeft voor jou geen geheimen en kennis van het studentinformatiesysteem Osiris en de leeromgeving Blackboard/Brightspace is een mooie pré.

We zoeken iemand met een vrolijke en positieve instelling, die betrouwbaar is en nauwkeurig te werk gaat. Deadlines schrikken jou niet af; je weet je werk goed te plannen en prioriteren. Je bent een echte teamspeler die samenwerkt met oog voor anderen en daarbij niet bang is om constructieve feedback te geven.

Bereikbaarheid tijdens de feestdagen voor vragen over de vacature
Heb je vragen over de vacature? Neem dan op de volgende momenten contact met ons op:

Mieke Koch is bereikbaar op:

• Maandag 23 december
• Dinsdagochtend 24 december
• Maandagochtend 30 december

Je kunt Mieke op bovengenoemde momenten per e-mail bereiken via [email protected]. Als je haar mailt, belt ze je zo snel mogelijk terug.

Nadine Nonnekes is vanaf maandag 6 januari weer aanwezig. Als je haar een e-mail stuurt, neemt ze op maandag 6 januari telefonisch contact met je op.

De vacature staat gelijktijdig intern en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

We wensen je alvast fijne feestdagen!

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 2.932,- en € 3.923,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur). 
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%. 
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie. 
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto). 
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen. 
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.