Managementassistent voor de VS- en A-opleiding

Managementassistent gezocht voor de VS- en A-opleiding, voor 10 tot 12 uur per week, verdeeld over 2 tot 3 dagen per week.

Altrecht is er als specialistische geestelijke gezondheidszorg nodig is. Onze ambitie vatten we samen als Samen Passend Herstel: direct de juiste zorg voor de patiënt voor een sneller herstel en eigen regie op het leven. De zorg die we bieden is toegankelijk, van hoge kwaliteit en betaalbaar. Dicht in de buurt en regio waar we gemakkelijk te vinden zijn. Alle zorg en kennis is regionaal beschikbaar voor iedereen. We werken herstelgericht en integraal, in nauwe samenwerking met iedereen in het netwerk. Met de hulpvraag van de patiënt centraal, zonder schotten tussen de verschillende vormen van zorg en hulp.

Goed opgeleide en professioneel bevlogen medewerkers zijn hierbij van groot belang.

Altrecht heeft, naast een aantal andere specialistische vervolgopleidingen, een erkende opleiding tot Verpleegkundig Specialist; de VS-opleiding, bestaande uit zo’n 13 ‘verpleegkundigen in opleiding tot specialist’ (VIOS) per jaar. En de medische specialisatie tot Psychiater en Klinisch Geriater: de A-opleiding, bestaande uit gemiddeld zo’n 30 artsen in opleiding tot specialist per jaar.

Voor de secretariële en administratieve ondersteuning van zowel de VS- als de A-opleiding zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?
Je gaat diverse dingen regelen, ordenen en registreren in nauwe samenwerking met de opleiders, de opleidelingen en andere betrokken collega’s. Je hebt hierbij een grote mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Als je houdt van correct en efficiënt plannen, organiseren en afstemmen op een flexibele en collegiale manier, dan ben jij de juiste kandidaat voor ons.

Je verricht uiteenlopende secretariële en administratieve werkzaamheden. Je helpt bij de voorbereiding van vergaderingen, beheert de complexe agenda van de opleiders en maakt afspraken met meerdere deelnemers. Je onderhoudt contacten met opleiders, VIOS, AIOS, supervisoren, teammanagers, coördinatoren van opleidingsonderdelen, co-assistenten, HR, Finance, Facilitair Servicecentrum en andere samenwerkingspartners zoals het consortium-onderwijssecretariaat, NVvP, RGS etc.

Je voorziet en regelt tijdig allerhande voorkomende zaken, w.o. accreditatie aanvragen, facturaties, declaraties en inkooporders (SpendCloud), (verlof)registraties van medewerkers (InPlanning) en diverse taken mbt de opleidingsplanning, zoals sollicitatieprocedures, onderwijsroosters voor de diverse programma’s en je instrueert opleidelingen en supervisoren.

In afstemming met de opleiders en de naaste collega’s met wie je werkt, geef jij zelf kleur en invulling aan je functie.

Wat bieden wij jou?

• Een kleine, doch uitdagende dynamische baan waarin je samenwerkt met betrokken en enthousiaste collega’s.
• Een contract van 10 tot 12 uur voor de duur van een jaar, met zicht op een vaste aanstelling.
• Je kunt het werk verdelen over 2 tot 3 dagen per week (bijv. maandag, woensdag, vrijdag).
• De werkzaamheden voor de VS-opleiding stem je af met de VS-opleider Tamara Berends en de plaatsvervangend VS-opleider Joyce van Ommen; dit zal doorgaans op maandag en/of woensdag op onze mooie locatie in Zeist plaatsvinden (Sanatoriumterrein, gebouw Schermer, Gedachtengang 1) of online via Google Meet.
• Voor de A-opleiding ben je in ieder geval 1 dag pw fysiek aanwezig op onze fijne werkplek in het centrum van Utrecht (Lange Nieuwstraat 119); de maandag óf de vrijdag.
• Je werkt dan midden in het hart van de A-opleiding en in nauw contact met de A-opleider Arjan Braam, de plaatsvervangend opleider Eline Regeer en bent dan ook een gastvrouw/gastheer voor de AIOS en andere collega’s van Altrecht en externe contacten die op bezoek komen.
• In beginsel werk je dus op kantoor, maar in geval noodzakelijk kun je in incidentele situaties ook gebruik maken van goede thuiswerk faciliteiten.
• Verder bieden wij jou een salaris in FWG 45 van de GGZ CAO.
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% (volledige dertiende maand).
• Het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden ‘Alflex’, waarmee je de mogelijkheid hebt om jouw salaris fiscaal vriendelijk in te zetten voor bijvoorbeeld de aanschaf van een fiets of een sportschoolabonnement.

Wat breng je mee?

• Je bent in staat om de volledige administratieve/ secretariële organisatie van de VS-opleiding voor 4 uur per week geheel zelfstandig voor je rekening te nemen, eea in overleg met de VS-opleider Tamara Berends en plv VS-opleider Joyce van Ommen.
• De ondersteuning van de A-opleiding (6-8 upw) doe je, vanwege de grootte, samen met de managementassistent Peter Smedts en i.o.m. de A-opleider Arjan Braam en zijn plaatsvervanger Eline Regeer.
• Je bent met jouw meerjarige ervaring in een soortgelijke functie in staat om de gevraagde ondersteuning zelfstandig te managen en op hoog niveau te houden.Tegelijk werk je graag samen voor en met de betrokken collega’s.
• Je hebt affiniteit met de wereld van opleiden. Kennis van/ervaring in de GGZ is een pré.
• Je hebt minimaal een MBO werk- en denkniveau en een relevante opleiding voor de functie (allround management assistent opleidingsorganisatie).
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
• Je werkt het liefst in een dynamische omgeving, je bent stressbestendig en flexibel ingesteld. Ook ben je in staat om met de nodige organisatiesensitiviteit te beoordelen welke prioriteiten er zijn en hoe te handelen.
• Je bent gewend integer om te gaan met vertrouwelijke informatie over personen en de instelling.
• Je werkt discreet en hebt ook lef om contacten te leggen met externe partijen, welke plek zij in de hiërarchie ook hebben. Jij bent accuraat, hebt oog voor nieuwe ontwikkelingen en denkt graag in mogelijkheden, ook op momenten dat het tegen zit.
• Verder is het prettig dat je over geduld en vasthoudendheid beschikt en een goed gevoel voor humor hebt om als de “olie tussen de raderen” te kunnen fungeren!

Nieuwsgierig geworden?
Dan zien wij graag jouw sollicitatie, gericht aan VS-opleider mevr. Tamara Berends en dhr. Arjan Braam, tegemoet via onderstaande sollicitatieknop!

Twijfel je nog of deze baan iets voor jou is? Neem dan gerust contact op met Renate Bijvoet, bereikbaar op telefoonnummer contactinformatie .

Bijzonderheden
Interne en externe sollicitaties worden tegelijkertijd in behandeling genomen. Omdat we interne mobiliteit belangrijk vinden, heeft de interne kandidaat bij gelijke geschiktheid voorrang.