Managementsecretaresse - Ypse Basis GGZ

Wat ga je doen?
Als managementsecretaresse ben jij het eerste aanspreekpunt voor de managers van Ypse. Je biedt professionele secretariële ondersteuning aan de managers van Ypse en het hele team. Het merendeel van je werkzaamheden zal bestaan uit het efficiënt beheren van (complexe) agenda’s. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het verzorgen van correspondentie, het afhandelen van telefoongesprekken en het behandelen van e-mailverkeer.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Efficiënt beheren van complexe agenda’s.
• Verzorgen van correspondentie.
• Afhandelen van telefoongesprekken.
• Behandelen van e-mailverkeer.
• Coördineren van het pre- en onboardingsproces van nieuwe medewerkers.
• Fungeren als intermediair tussen interne en externe contacten.
• Plannen en organiseren van activiteiten, bijeenkomsten en vergaderingen.
• Voorbereiden van vergaderingen, zorgen voor de volledigheid en beschikbaarheid van stukken, verzorgen van de verslaglegging en afhandelen van voortvloeiende werkzaamheden.
• Bieden van organisatorische en administratieve ondersteuning, waarbij proactiviteit richting managers belangrijk is.

Waar je werkt
Ypse (onderdeel van de Reinier van Arkel) is gevestigd in Gezondheidscentrum San Salvator, in de binnenstad van Den Bosch, Bommelerwaard, Meierij en vanaf 31 maart op onze splinternieuwe locatie in Orthen.

Wie worden je collega’s?
Bij Ypse maak je deel uit van een jonge, dynamische en zelfstandige organisatie die sinds 2013 is uitgegroeid tot een bekende naam in de regio op het gebied van Generalistische Basis GGZ en preventie. We zijn gestaag gegroeid, maar hebben onze platte structuur en korte lijnen behouden. Met ruim 50 collega’s werken we in vijf BGGZ-teams (verdeeld over de regio), een preventieteam en ondersteuningsteam, waarin samenwerking, kwaliteit en een open werksfeer centraal staan. Als managementsecretaresse maak je deel uit van het ondersteuningsteam. Dit team is verantwoordelijk voor het bemannen van de front- en backoffice. Naast hard werken is er ook ruimte voor ontspanning en verbinding, we organiseren bijvoorbeeld (vrijblijvend) informele teamborrels en lunches.

Wat wij van je vragen
Naast jouw ruime ervaring in een complexe en dynamische omgeving, ben je een echt ‘organisatietalent’. Je weet vele ballen in de lucht te houden en beschikt over een dosis doorzettingsvermogen waarmee je zaken voor elkaar krijgt. Je hebt een nuchtere insteek en bent stressbestendig; je bent in staat om de juiste prioriteiten te stellen. Je legt makkelijk contact en weet te balanceren tussen klantvriendelijkheid, laagdrempelig contact en efficiëntie. De onderlinge samenwerking binnen Ypse wordt gekenmerkt door betrouwbaarheid en een (professionele) informele houding die past bij een jonge, dynamische organisatie. We vinden het belangrijk dat jij je hier ook prettig in voelt en je steentje in bijdraagt!

Daarnaast ben je de perfecte kandidaat als je:

• Je beschikt over een secretariële opleiding op niveau 4 en een aantoonbaar hbo werk- en denkniveau;
• Je bent vaardig in het werken met computerprogramma’s (MS Office) en kunt ook professioneel met social media overweg;
• Je blijft rustig en behoudt overzicht in een complexe en dynamische organisatie;
• Je bent goed in het aanbrengen van structuur en stelt ook onder tijdsdruk de juiste prioriteiten, in jouw eigen werk en dat van de managers die secretarieel worden ondersteund. Je signaleert knelpunten en maakt die bespreekbaar;
• Je beschikt over de volgende competenties: accuraat, integer, flexibel, klantgericht, probleemoplossend en je bent zowel schriftelijk, als mondeling communicatief vaardig. Je bent iemand die graag initiatief neemt. Verder stellen wij collegialiteit en representatieve omgangsvormen erg op prijs.

Wat wij je bieden

• Een inspirerende en professionele, maar ook gezellige werkomgeving, waar je in de gelegenheid bent om je competenties in te zetten en waar ruimte is voor verdere ontwikkeling. Persoonlijke wensen waarin wij organisatorisch een rol kunnen spelen bespreken wij graag met je.
• Inschaling binnen FWG 40 van de cao GGZ op basis van je kennis en ervaring (tussen € 2.715 - € 3.682 bruto per maand o.b.v. 36 uur per week)
• We bieden je in eerste instantie een overeenkomst voor de duur van 1 jaar (uren in overleg). Bij wederzijdse tevredenheid zal dit worden verlengd met een mogelijke omzetting naar een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Solliciteren en meer informatie?
Ben je enthousiast geworden van deze functie? Graag zien we jouw (eveneens) enthousiaste motivatiebrief met cv tegemoet! Een vast onderdeel van het selectieproces is een referentiecheck.

Meer informatie over Ypse is te vinden op www.ypse.nl. Daarnaast kun je informatie inwinnen en voor vragen terecht bij Michelle Willemstein-Janssen, manager Ypse. Zij is te bereiken via mail: m.janssen@reiniervanarkel.nl of telefonisch via contactinformatie .

Past de geschetste functie niet bij jou, maar ken je iemand waarvoor dat wel zo is? We stellen het op prijs als je deze vacature deelt.