Secretaresse

Wat ga je doen

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die het afdelingsbestuur en stafleden optimaal ondersteunen. Je plant agenda’s en communiceert zelfstandig intern en extern. Daarnaast organiseer je in de loop van het jaar bijeenkomsten, zoals personeelsdagen, recepties, jubilea en cursussen, waarbij je zowel de planning als de logistiek verzorgt.

Je ondersteunt het up-to-date operationeel beheer van de website en teamsite van de afdeling en voert bestellingen uit. Ook draag je bij aan een efficiënt werkruimtebeheer binnen de afdeling. Op personeelsgebied ondersteun je leidinggevenden bij de administratieve in- en uitstroom van medewerkers, terwijl je ook financieel administratieve taken uitvoert. Dit omvat het controleren van kostendeclaraties, het bewaken van enkele projectfondsen en het op verzoek samenstellen van managementrapportages en financiële analyses. Zo ondersteun je hiermee ook bij de totstandkoming en bewaking van begrotingen.

In deze veelzijdige functie ben jij een verbindende factor die samen met 3 directe collega’s ervoor zorgt dat alles soepel verloopt!

Werkomgeving

De afdeling Mondziekten, Kaak- en Aangezichtschirurgie (MKA) richt zich op de behandeling van afwijkingen aan mond, kaak- en aangezicht. Dit kan variëren van hoofd-halstumoren, ontstekingen in de kaak, speekselklieraandoeningen tot uitgebreid letsel van de kaken en het aangezicht. MKA werkt nauw samen met andere specialismen. Zo wordt o.a. binnen de Hoofd-Halsoncologie samengewerkt met Keel, Neus- en Oorheelkunde, Radiotherapie, Plastische Chirurgie en Interne Geneeskunde. Verder heeft de afdeling een uniek centrum: het Centrum voor Bijzondere Tandheelkunde (CBT). Dit centrum biedt bijzondere tandheelkundige en prothetische zorg aan bepaalde groepen patiënten, bijvoorbeeld patiënten met een verstandelijke beperking, schisis of hoofd-halsoncologie. Tandartsen, kaakchirurgen en huisartsen uit het hele land verwijzen jaarlijks zo’n 10.000 nieuwe patiënten naar deze afdeling van het UMCG. De afdeling is een van de grootste kaakchirurgische centra in Nederland.

Wat vragen wij

• MBO 4 werk- en denkniveau en een opleiding en/of werkervaring als secretaresse of een andere relevante achtergrond in het administratief ondersteunende werkveld
• Een flexibele collega en partner, die ons ondersteunend team collegiaal en met een gulle lach komt versterken
• Iemand met een probleemoplossend denk- en werkvermogen
• Kennis van secretariële en administratieve processen en de inzet van Microsoft Office
• In staat zijn om zelfstandige beslissingen te nemen over telefoon- en agendabeheer, bewaken van actiepunten en verwerking van documenten
• Feeling en talent voor het organiseren en ondersteunen van vergaderingen en bijeenkomsten
• Vaardigheid in het coördineren van afspraken met interne en externe partijen zoals catering
• Flexibiliteit en tact in het onderhouden van relaties/contacten voor de te ondersteunen personen
• Uitstekende telefonische en schriftelijke communicatieve vaardigheden en taalvaardigheid
• Administratief organisatorische vaardigheden t.b.v. het aanleggen en bijhouden van werkdossiers, het maken van (financiële) overzichten, het beoordelen van declaraties en het beheren van registraties
• Notuleer- en verslagvaardigheden
• Bekendheid met de taken en functionele verhoudingen van een UMC is een pre

Wat bieden wij

Je krijgt een afwisselende baan voor 18 uren per week (50%) in een werkomgeving waarbij optimistische sfeer, laagdrempelige onderlinge verhoudingen en partnerschap voorop staan. Situationeel thuiswerken is mogelijk. Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op aansluitend een vast contract voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring maximaal € 3.571,- bruto per maand (schaal 6, full time). Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Meer informatie
Wil je meer lezen over werken bij MKA, kijk dan op: Afdeling Mondziekten, Kaak- en Aangezichtschirurgie en https://www.instagram.com/afdeling_mka_cbt_umcg

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 9 februari 2025.
Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Solliciteer