Secretaresse Medisch Opleiden - parttime

Werken in het hart van onze organisatie waar jij een directe bijdrage levert aan het opleiden van onze artsen in ons topklinisch opleidingsziekenhuis. Zodat ook jíj jouw eigen steentje bij kan dragen aan de ziekenhuiszorg. Onze medisch opleiders ontzorgen door jouw proactieve karakter en voorliefde voor het administratieve werk in een afwisselende backoffice rol. In een baan waar jouw ideeën over efficiënter in te regelen werkprocessen zeer welkom zijn. Een mooie uitdaging waarin jij samen met jouw collega’s snel schakelt tussen verschillende opdrachten. Dát is wat jij zoekt. Grijp deze kans met beide handen aan en solliciteer vandaag nog! Zo maak jij beter nóg beter.

Jij zorgt ervoor
Brede administratieve ondersteuning bieden voor het opleidingsproces van medische specialistische vervolgopleidingen is jouw verantwoordelijkheid. Hierbij ondersteun jij 6 tot 8 opleiders in secretarieel en administratief werk. Daarnaast ondersteun je de 2 onderwijskundig adviseurs en de Centrale Opleidings Commissie met het plannen van vergaderingen en onderwijsbijeenkomsten. Dit doe jij samen in een team met 3 andere enthousiaste collega’s in dezelfde functie. Ieder hebben jullie een eigen aandachtsgebied. Deze verdelen jullie onderling. Als secretaresse medisch opleiden ga je elke uitdaging aan, zoals:

• zorgen voor een goed lopende administratie rondom medische opleidingen. Denk hierbij aan het bijhouden van de PDCA-cyclus van de opleidingen, de algehele tekstverwerking van documenten die aangeleverd moeten worden bij visitaties of audits (wanneer externe of interne partijen de kwaliteit van de opleiding controleren), het bewaken van procedures en deadlines voor het aanleveren van de documenten en het plannen van onderwijsbijeenkomsten.
• notuleren en gespreksverslagen maken bij vergaderingen, jaargesprekken en audits van de opleidingen. Ook het proactief opstellen van de vergaderagenda’s hoort hierbij.
• organiseren van diverse vergaderingen voor de opleidingen en opleiders: van 1-op-1 gesprekken tot vergaderingen met meer dan 20 aanwezigen. Daarbij stem je af met de artsen en secretaresses, zodat alle activiteiten passen in de agenda’s van de artsen.
• fungeren als vraagbaak voor de arts-assistenten (artsen in opleiding tot specialist) en opleiders. Jij zorgt voor een heldere onderlinge communicatie.

En wist je dat iedere afdeling een eigen opleidingsbudget heeft? Ook voor jou is er de mogelijkheid om vervolgcursussen of -opleidingen te volgen. Je wordt tenslotte niet voor niets onderdeel van onze gedreven en nieuwsgierige afdeling Leren & Ontwikkelen!

Wij staan voor elkaar klaar
Binnen ons topklinisch opleidingsziekenhuis staan we voor elkaar klaar. Hier leer je van jouw collega’s en heb je begrip voor elkaars werk. Je praat met elkaar over de beste zorgverlening voor onze patiënten en ondersteunen elkaar wanneer het wat lastiger wordt. De focus ligt op innoveren en gedreven je vak uitoefenen. Samen maken jullie het verschil en gaan jullie tot het uiterste.

"Bij ons kom je terecht in een divers, ambitieus, open en gezellig team waarin we samen het secretariaat Leren en Ontwikkelen vormen. Naast deze gezamenlijke taak, beschikken wij allemaal over een verschillend takenpakket waarin we dagelijks samen sparren en van elkaars kwaliteiten kunnen leren.’’ – Anne-Marie, Marjolein, Noëlle, Sandy & Suzanne - Secretariaat Leren & Ontwikkelen

Mens & Ontwikkeling
Binnen de afdeling Mens & Ontwikkeling werken ruim 100 collega’s aan HR-, opleidings- en organisatievraagstukken. De afdeling Leren & Ontwikkelen is onderdeel van de afdeling Mens & Ontwikkeling. Deze afdeling bestaat uit ongeveer 38 fte. Zij zijn gericht op advies, begeleiding en ondersteuning bij het inwerken, opleiden en ontwikkelen van studenten en zorgprofessionals (in opleiding). Het gaat hier om verpleegkundigen, medewerkers in para- en perimedische functies, medewerkers in medische (vervolg) opleidingen en medisch ondersteunende functies, verdeeld over verschillende afdelingen in de hele organisatie.

Het Secretariaat Leren & Ontwikkelen bestaat met jou erbij uit 6 collega’s, waarvan er 4 werken voor de medische vervolgopleidingen. Stuk voor stuk zijn ze heel gedreven, enthousiast en vooral ook betrokken bij de organisatie. Naast dat ze hard werken aan hun eigen taken merk je meteen dat er een gezellige sfeer heerst. Als er iemand onverhoopt haar taken niet uit kan voeren staan ze voor elkaar klaar en wordt het door een collega opgepakt. Kortom een warm hecht team dat jou maar al te graag verwelkomt.

Volg je ons al op Instagram via @werkenbijcatharina? Hier kun je al een stukje sfeer proeven!

Jij hebt het
Onze ruim 4.000 collega’s zijn allemaal anders. Iedereen heeft een eigen verhaal over het werken in de zorg. We zijn benieuwd naar jouw verhaal, zeker als jij beschikt over:

• een afgeronde mbo opleiding. Bij voorkeur tot secretaresse of administratief medewerker.
• zeker 1 jaar ervaring met notuleren en complex agendabeheer. Affiniteit met notuleren is belangrijk, dit is een groot onderdeel van je werkzaamheden.
• gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen.
• bereidheid om enkele dagen per maand na 17.00 uur te werken vanwege het notuleren bij opleidingsvergaderingen. Deze vinden meestal plaats tot 19.00 uur. Daar tegenover staat dat je, in goed overleg, zelf invloed hebt op het indelen van je werktijden.

Ook ben je een persoon die stevig in zijn of haar schoenen staat in communicatie met bijvoorbeeld artsen of adviseurs. Je communiceert helder en staat zowel collega’s als externen netjes te woord. Je maakt nieuw werk snel eigen en pakt hierin zelfstandig door. Tot slot heb je een professionele, gastvrije houding en ben je gewoon een fijne collega!

Wij zorgen ervoor
Terwijl jij beter nóg beter maakt, zorgen wij als werkgever ook goed voor jou. Als secretaresse medisch opleiden kan jij rekenen op:

• een contract voor onbepaalde tijd.
• 28 tot 32 uur per week. Werkdagen stemmen we samen af. Bij voorkeur op dinsdag, woensdag, donderdag én vrijdag.
• goede balans tussen werk en privé door een gedeelte van je tijd vanuit huis te werken. Denk bijvoorbeeld aan 1 tot 2 dag(en) per week. Activity based werken is hierbij het uitgangspunt. Je ontvangt een thuiswerkvergoeding, thuiswerkfaciliteiten én een telefoonkostenvergoeding.
• een bruto maandsalaris tot € 3.658,00 (FWG 40) op basis van een 36-urige werkweek.
• extra’s als 8,33% vakantietoeslag en een 8,33% eindejaarsuitkering.
• toegang tot ons Catharina Vitaal portaal. Schrijf je bijvoorbeeld in voor een online training van GoodHabitz of krijg ondersteuning op het gebied van mentaal (en fysiek) welzijn via het platform OpenUp. Wij vinden het belangrijk dat jij als Catharina medewerker lekker in je vel zit.

En er is meer. Arbeidsvoorwaarden die passen binnen de cao-ziekenhuizen.

Jouw baan voor hèt leven
Heb je vragen over het werken als secretaresse medisch opleiden in het Catharina Ziekenhuis? Je kunt deze stellen aan Noor Wolff (Teamleider) op 040 – 239 6526.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Schakel dan met onze recruiter Carolien. Zij is bereikbaar op 040 – 239 8840 of via recruitment@catharinaziekenhuis.nl.

• Jouw sollicitatie ontvangen we graag vóór 26 november 2024 via onze website.
• De eerste gesprekken worden gepland op 4 december 2024.
• Bij indiensttreding vragen wij een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) en vindt er mogelijk een ‘vragenlijst arbeidsgezondheidskundig onderzoek’ plaats ter preventie van infectieziektes.
• We werven onze kandidaten zelf. Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Neem contact op met Recruitment via recruitment@catharinaziekenhuis.nl voor meer info.

Deze vacature wordt gelijktijdig in– en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang in de sollicitatieprocedure.