Administratief projectmedewerker

Intro

Samen beter worden. Wil jij jouw talent inzetten voor het goede doel van het Emma Kinderziekenhuis? Lees gauw verder!

Wat ga je doen?

Als administratief medewerker werk je nauw samen met ons backoffice team. Je ondersteunt hen op diverse administratieve onderdelen binnen de bedrijfsvoering en financiële administratie. Of het nou te maken heeft met de financiële administratie, office management of projectadministratie, jij weet de werkzaamheden accuraat en punctueel uit te voeren. Je wordt actief betrokken bij professionalisering en optimalisatie van de back office en de implementatie van nieuwe systemen.  

Takenpakket:
De werkzaamheden van deze functie kent structurele taken en incidentele taken.

Financieel administratief

• Ondersteuning financiële administratie.
• Opmaken en versturen betaalverzoeken en facturen.
• Opmaken en versturen bedankbrieven en ontvangstbevestigingen.
• Rapportages opvragen diverse donatieplatforms.
• Relaties invoeren en wijzigingen doorvoeren in CRM systeem.
• Ondersteunen bij het opstellen van financiële en projectrapportages/jaarrekening om de voortgang en resultaten inzichtelijk te maken voor onze donateurs, team en bestuur.

Projectadministratie

• Beheren doelbestedingsprojecten binnen het platform Monday.
• Opstellen en versturen toekenningen voor projecten.
• Begeleiden financieringsronde van de Stichting voor wetenschappelijk onderzoek.

ICT

• Ondersteuning implementatie nieuwe systemen.

Office management

• Secretariële ondersteuning, zoals plannen afspraken.
• Administratie bestuurszaken.
• Beheer kantoor en ruimte.
• Telefoon en post.

Wat neem je mee?

• Minimaal een mbo niveau 4 opleiding.
•  1-3 jaar relevante werkervaring.
• Basiskennis van Excel, Word en PowerPoint, en bij voorkeur van het boekhoudpakket Exact Online.
• Je bent georganiseerd en hebt affiniteit met administratieve processen.
• Je bent proactief, leergierig en werkt graag samen in een team.
• Je hebt affiniteit met goede doelen. 

Jij bent representatief en krijgt er energie van anderen te ontzorgen in hun werk. Je bent nauwkeurig en hebt van kwaliteit je tweede natuur gemaakt. Je hebt een scherp oog voor detail en zorgt er altijd voor dat alles tot in de puntjes klopt. In jouw ondersteunende rol binnen de back office draag je bij aan het soepel laten verlopen van processen en het behalen van de hoogste standaarden. Je schakelt gemakkelijk in een dynamische omgeving, waar veranderingen plaatsvinden. Samen met je collega’s werk je er continu aan om beter te worden, met kwaliteit als fundament van alles wat je doet.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract.
• Inschaling in salarisschaal 6: € 2.599 tot € 3.571 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 186,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Je komt te werken in het hart van het Emma Kinderziekenhuis van Amsterdam UMC locatie AMC. Op deze prachtige werkplek, werk je samen met een zeer gedreven team aan de zorg van de toekomst. En worden we samen beter!

Waar ga je werken?

Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis ondersteunt het Emma Kinderziekenhuis bij het bieden van de allerbeste zorg en kwaliteit van leven aan ernstig zieke kinderen. Zowel het Emma Kinderziekenhuis als de overheid beschikken niet over voldoende financiële middelen om dit mogelijk te maken. Daarom helpt de stichting hierbij. Door het verstrekken van financiële middelen draagt de stichting bij aan de voortdurende ontwikkeling van het Emma Kinderziekenhuis. Vandaag en morgen. Want vandaag staat de allerbeste zorg op de eerste plaats, maar tegelijkertijd hebben wij continu het vizier op morgen voor:

1. Innovatief wetenschappelijk onderzoek.
2. Optimale voorzieningen/faciliteiten.
3. Psychosociale zorg voor kind en gezin.

Het team van de stichting bestaat uit negen medewerkers verdeeld over front- en backoffice. Daarnaast werken we nauw samen met diverse stakeholders binnen- en buiten het Emma Kinderziekenhuis en Amsterdam UMC (zoals Amsterdam UMC Research BV, Bedrijfsbureau EKZ en het CBF). In de afgelopen jaren is de stichting sterk gegroeid in de fondsenwerving (zowel inkomsten als activiteiten) en is het team uitgebreid op de front office. Om onze werkzaamheden nog efficiënter te ondersteunen, stappen wij binnenkort over naar een nieuw CRM-systeem en een nieuw boekhoudprogramma. Daarnaast zijn wij momenteel op zoek naar versterking op de back office om de groei van Steun Emma te waarborgen en blijvend te kunnen faciliteren.

 

Sollicitaties zullen zoveel mogelijk doorlopend in behandeling worden genomen. Bij een geschikte kandidaat zal de vacature eerder sluiten. Heb je interesse? Wacht dan niet met reageren!

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Jannieke Hooiveld, hoofd bedrijfsvoering, via 06-15006645 of j.k.hooiveld@amsterdamumc.nl.  

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, recruitment adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.