Managementassistent divisiebestuur

Intro

Is organiseren en ondersteunen jou op het lijf geschreven? Haal jij er voldoening uit om er als spin in het web voor te zorgen dat anderen hun werk goed kunnen doen? Solliciteer dan nu als managementassistent van ons divisiebestuur.

Wat ga je doen?

Onze huidige managementassistent verhuist naar de andere kant van het land en gaat ons daarom helaas verlaten. Wil jij haar functie overnemen? Als managementassistent van het bestuur van divisie Eerstelijnszorg, Public Health & Methodologie ondersteun je het divisiebestuur in de breedste zin van het woord. Het bestuur kan op jou bouwen, want jij kent de agenda, de gesprekspartners, je weet wat er speelt en denkt drie stappen vooruit. 

Je belangrijkste werkzaamheden zijn:  

• Voorbereiden, coördineren, notuleren en opvolgen van diverse overleggen. Denk aan opstellen van de agenda, uitnodigen van gasten, verzamelen van relevante stukken, tijdig versturen van de agenda, opstellen van een actie- en besluitenlijst, oppakken van acties en opzoeken van inhoudelijke informatie waar nodig. Dit betreft in ieder geval: wekelijks bestuursoverleg, maandelijks divisieberaad, managementgesprekken van het bestuur met de afdelingshoofden (elke 7 afdelingen 2x per jaar) en maandelijks divisiebureau overleg. 
• Beheren van de agenda van de directeur bedrijfsvoering, waaronder het inplannen van afspraken binnen en buiten de divisie, tijdig opmerken en oplossen van agenda-conflicten, zelfstandig afspraken wijzigen of verplaatsen. 
• Coördineren van overige afspraken tussen (leden van) het divisiebestuur en andere partijen zoals de Raad van Bestuur, andere divisies en externe partijen. 
• Coördineren van opstellen kwartaalrapportages, door tijdig format en planning klaar te zetten en betrokkenen hierover te informeren.  
• Verbinden en waar nodig faciliteren van divisiebrede zaken zoals Green Teams en BHV. 

Wat neem je mee?

• Hbo werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring in managementondersteuning. 
• Voorbereiden, organiseren, verbinden en ondersteunen zijn begrippen die jou op het lijf zijn geschreven en waar je echt blij van wordt. Bij Amsterdam UMC voegen we daar als extra uitdaging een vrij complexe omgeving aan toe waarin altijd wel iets verandert. Daar deins jij niet voor terug, sterker nog: daar kies jij graag voor. 
• Goede contactuele eigenschappen. Je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen. 
• Sterke communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk, zowel in het Nederlands als het Engels.  
• Werken met Microsoft Office, Outlook en digitaal werken is voor jou geen enkel probleem. Je vindt het leuk om collega's mee te nemen in nieuwe ontwikkelingen en werkwijzen hierin. 
• Teamspirit en zelfstandigheid. Jij werkt graag samen, maar kunt ook heel goed zelfstandig werken. Je hebt een positieve en pro-actieve houding. 
• Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou ook echt vertrouwelijk. 
• Je werkt professioneel, doortastend, klantgericht en discreet. Je hebt plezier in het ondersteunen van meerdere personen. Je hebt een hoog werktempo, bent nauwkeurig en stressbestendig. Je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden en deze te prioriteren. 

Wat bieden we jou?

• Een afwisselende en uitdagende baan in een prettige werkomgeving waarin je van waarde bent en jezelf kunt zijn. 
• Een arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week voor in eerste instantie een jaar, met uitzicht op verlenging voor onbepaalde tijd.
• De 24 uur per week worden verdeeld over 4 dagen. Precieze dagen en tijden zijn in goed overleg nader af te stemmen. 
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.932 tot € 3.923 bruto (afhankelijk van opleiding en ervaring) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Naast een goed basissalaris krijg je onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

Onze divisie Eerstelijnszorg, Public Health & Methodologie doet prachtig en maatschappelijk relevant wetenschappelijk onderzoek, geeft onderwijs in verschillende opleidingen, leidt diverse zorgprofessionals op, en is nauw verbonden aan het onderzoeksinstituut Amsterdam Public Health. De divisie heeft als doel om bij te dragen aan een betere gezondheid voor iedereen en aan een optimale kwaliteit van het zorgsysteem. 

Het divisiebestuur bestaat uit een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en een directeur bedrijfsvoering. De directeur bedrijfsvoering is jouw direct leidinggevende. Als managementassistent kom je te werken in het divisiebureau. Je zal werken op zowel locatie VUmc (gebouw Medische Faculteit VU) als locatie AMC en daarnaast is ook werken vanuit huis mogelijk. Jouw collega's in het divisiebureau zijn adviseurs en ondersteuners op het gebied van HR en Financiën. Met de managementassistenten van de andere divisies is er twee á drie keer per jaar een live bijeenkomst en verder weten jullie elkaar makkelijk te vinden via Teams. 

De eerste ronde sollicitatiegesprekken staat gepland op 28 maart 2025. Wij vragen je om hier alvast rekening mee te houden. 

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Sanne Heerens, directeur bedrijfsvoering, via 06-47003411 of s.b.heerens@amsterdamumc.nl. Ook onze huidige managementassistent Henriëtte van Dijk kan jou eventueel meer vertellen over de functie, zij is bereikbaar via 06-50063127.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, recruitment adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is. 

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.