Managementassistent afdeling Experimentele Cardiologie

Intro

Wil jij als managementassistent een sleutelrol vervullen in het coördineren van administratieve en operationele processen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt op de afdeling Experimentele Cardiologie? Solliciteer dan nu!

Wat ga je doen?

Als managementassistent bij Amsterdam UMC ben je een flexibele en servicegerichte aanpakker die snel kan schakelen in een zelfstandige rol. Je ondersteunt binnen deze functie het afdelingshoofd van de afdeling Experimentele Cardiologie.

Jij houdt je dagelijks bezig met het voorbereiden van afspraken, het maken van actielijsten tijdens vergaderingen en het uitwerken, oppakken en bewaken van diverse actiepunten voor de afdeling. Dit kan in overleg uitgebreid worden met kleine projecten die je zelf kan oppakken. Ook het organiseren van stafvergaderingen, afdelingsbijeenkomsten en HR activiteiten behoren tot je werkzaamheden. Wij kunnen op je bouwen, want jij kent de ins en outs van de afdeling, bent toegankelijk voor vragen van personeel van de afdeling en bekend met procedures binnen de organisatie.

Je belangrijkste taken in detail:

• Aanspreekpunt voor interne en externe relaties.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten, waaronder het uitnodigen van leden van de afdeling en gasten, verzamelen van relevante stukken, opstellen van de agenda en deze tijdig versturen, boeken locatie incl. benodigde audiovisuele apparatuur.
• Uitwerken van actie- en besluitenlijst, oppakken en monitoren van acties en zelfstandig uitzoeken van inhoudelijke informatie waar nodig.
• Complex agendabeheer. Inplannen van afspraken voor het afdelingshoofd en tijdig opmerken en oplossen van agenda-conflicten.
• Signaleren en waar mogelijk oplossen van knelpunten in afhandeling, informatievoorziening, procesgang, etc.
• Ondersteunen bij uiteenlopende taken en acties van het afdelingshoofd/de afdeling.
• In overleg en zelfstandig uitvoeren van HR gerelateerde activiteiten.

Wat neem je mee?

• Minimaal HBO werk- en denkniveau aangevuld met relevante werkervaring.
• Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift, zowel in het Nederlands als het Engels.
• Flexibele houding. Je werkt vooral op locatie AMC  maar soms ook op locatie VUmc. Een klein deel van de werkzaamheden kan ook vanuit huis opgepakt worden.
• Dienstverlenende instelling en proactieve houding. Je haalt plezier uit het bieden van ondersteuning, denkt graag mee en neemt graag initiatief, maar kan daarnaast ook duidelijk jouw grenzen aan geven.
• Goede contactuele eigenschappen. Je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.
• Zelfstandig, onderzoekend en leergierig. Je zoekt zelf onduidelijkheden uit, komt in actie en weet de juiste mensen om je heen te verzamelen om zaken voor elkaar te krijgen.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.932 tot € 3.923 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.
• De mogelijkheid om gedeeltelijk vanuit huis te werken.

Waar ga je werken?

Op de afdeling Experimentele Cardiologie werk je samen met studenten, jonge onderzoekers (promovendi en post-docs), analisten en stafleden. De afdelingen Experimentele Cardiologie (AMC) en Fysiologie (VUmc) vallen, samen met de klinische afdelingen Cardiologie en Cardio thoracale Chirurgie, binnen het Hartcentrum. Je zal werkzaam zijn op locatie AMC en heel soms werken op locatie VUmc bij de afdeling Fysiologie. De afdelingen Experimentele Cardiologie en Fysiologie zijn actief binnen onderwijs aan studenten, opleiden van promovendi, en nationaal en internationaal leidend binnen onderzoek op het gebied van genetische hart- en skeletspieraandoeningen, vaatveroudering en atriumfibrilleren.

In deze functie zal je een zelfstandige functie bekleden als managementassistent waarbij je een onmisbare rol speelt. Je werkt nauw samen met je collega’s in het secretariaat van de divisie van het hartcentrum en de afdeling Fysiologie. Daarnaast zal je veel schakelen met collega’s van andere secretariaten binnen Amsterdam UMC.

Na een gedegen inwerkperiode is het in overleg mogelijk om gedeeltelijk vanuit huis te werken.

Gedurende de publicatietermijn worden sollicitaties doorlopend in behandeling genomen. Bij invulling van de vacature wordt deze voortijdig gesloten. 

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Jolanda van der Velden, afdelingshoofd Fysiologie en Experimentele Cardiologie, via j.vandervelden1@amsterdamumc.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment Adviseur, via c.s.veen@amsterdamumc.nl.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Lees hier wat dit inhoudt. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). 

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.