Managementassistent Onderwijssecretariaat Interne Geneeskunde

Intro

Ben jij een organisatorisch talent met passie voor ondersteuning in een dynamische omgeving? Word managementassistent op het onderwijssecretariaat van Interne Geneeskunde en zorg ervoor dat alles op rolletjes loopt!

Wat ga je doen?

Als managementassistent voor het onderwijssecretariaat coördineer en organiseer je het onderwijs op de afdeling interne geneeskunde. De werkzaamheden binnen het secretariaat interne geneeskunde zijn divers: van secretariële ondersteuning van de stafartsen van de verschillende specialismes, ondersteuning bij de uitvoering van werkzaamheden gerelateerd aan het onderwijs en de opleiding tot internist tot het verzorgen van de klinische ontslagbrieven.

In deze functie heb je veelvuldig contact met afdelingen binnen de interne geneeskunde en met diverse afdelingen binnen de faculteiten Geneeskunde van de VU en de UvA

Samen met een collega managementassistent ben je verantwoordelijk voor het onderwijssecretariaat op locaties VUmc en AMC. Jouw taken liggen primair bij het onderwijs in het VUmc, maar indien nodig, neem je taken van je collega op locatie AMC over en andersom.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijken:

• Voor de Bachelor en Master studenten ben je het eerste aanspreekpunt voor hun onderwijsmomenten interne geneeskunde.
• Je coördineert de coschappen en zorgt dat voor de diverse onderwijsonderdelen docenten worden ingezet.
• Je  bent verantwoordelijk voor de organisatie en logistieke en administratieve ondersteuning van ongeveer 20 ROIG dagen (Regionaal Onderwijs Interne Geneeskunde) per jaar voor AIOS jaar 1 t/m 4 en de NIGA interklinische avonden.
• Je biedt ondersteuning aan de opleiding ziekenhuisgeneeskunde.
• Je plant en notuleert (affiliatie)vergaderingen.
• Je signaleert knelpunten in afhandeling, informatievoorziening, procesgang etc. en waar mogelijk los je deze op.

Wat neem je mee?

• Minimaal hbo werk- en denkniveau en affiniteit met onderwijs.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een hectische en dynamische omgeving.
• Uitstekende beheersing van het MS Officepakket, het werken met verschillende applicaties en software gaat je goed af.
• Uitstekende uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Uitstekende sociale vaardigheden en je bent klantvriendelijk zonder het einddoel uit het oog te verliezen.
• Je kunt goed organiseren, je weet de juiste prioriteiten te stellen en overzicht te behouden.
• Je bent stressbestendig en flexibel waardoor je snel kunt schakelen tussen diverse werkzaamheden.
• Je hebt een proactieve werkhouding en bent doortastend, oplossingsgericht en besluitvaardig.
• Je vindt het een uitdaging om zelfstandig zaken voor elkaar te krijgen en laat je niet uit het veld slaan door tegenslagen.
• Je vindt het een aantrekkelijke uitdaging om, in een veranderende organisatie door onder meer de fusie tussen AMC en VUmc, mee te helpen om dit deel van de afdeling goed te organiseren.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.932 tot € 3.923 bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie uren: 186,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Nu nog een (gedeeltelijke) vergoeding van je OV-reiskosten. Vanaf 1 oktober bij >7 km per enkele reis 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. En vanaf 1 oktober ontvang je een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren. 
• De mogelijkheid om na een gedegen inwerkperiode 1 dag vanuit huis te werken.

Waar ga je werken?

Interne geneeskunde is het medisch specialisme dat zich bezighoudt met ziekten van inwendige organen (zoals nieren, lever), orgaansystemen (zoals hormoon-producerende organen) en algemene systemen in het lichaam (afweer, stofwisseling, bloeddrukregulatie en bloedstolling). Amsterdam UMC biedt binnen dit specialisme zorg voor patiënten die zeldzame, moeilijk te diagnosticeren of moeilijk te behandelen aandoeningen hebben, De afdeling bestaat uit een aantal subafdelingen, zoals; Algemene Interne en Acute geneeskunde, Endocrinologie, Hematologie, Infectieziekten en Tropische Geneeskunde, Medische Oncologie, Nefrologie, Ouderengeneeskunde,en Vasculaire Geneeskunde.

Het secretariaat Interne Geneeskunde ondersteunt deze subafdelingen en bestaat uit 18 medewerkers die werkzaam zijn op zowel locatie AMC als VUmc. Jouw taken liggen primair bij het onderwijs op locatie VUmc maar wij verwachten dat je ook 2 dagen per week op locatie AMC werkt. Binnen het secretariaat heeft iedereen eigen taken en verantwoordelijkheden, maar de werkzaamheden kunnen van elkaar worden overgenomen wanneer dit wenselijk is, Daarnaast hangt er een goede sfeer en wordt er zo nu en dan iets gezelligs georganiseerd

We zullen sollicitaties zoveel als mogelijk doorlopend in behandeling nemen. Zodra wij een geschikte kandidaat hebben gevonden, zullen wij de vacature sluiten. Heb je interesse? Wacht dan niet met solliciteren!

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Petra Speek-Besseling, Hoofd Secretariaat Interne Geneeskunde, via 020-5662171 of p.h.speek@amsterdamumc.nl.   

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.