Secretaresse

Wat ga je doen

In deze brede functie maak je onderdeel uit van een team van vier secretaresses die gezamenlijk het bestuurssecretariaat vormen. Het team werkt op een goede en informele manier samen, waarbij iedere secretaresse een focus heeft op één van de hoogleraren, de manager bedrijfsvoering en één van onze netwerken. Jouw voornaamste rol is het organisatorisch en administratief ondersteunen van de hoogleraar onderzoek Huisartsgeneeskunde op het gebied van agendabeheer en het bewaken van de planning. Daarnaast ben je ook de managementondersteuner van het Academisch Huisarts Ontwikkel Netwerk (AHON).

Een typische werkdag begint tussen 8.00-9.30 afhankelijk van je eigen wensen en wat de agenda van je verlangt. Je start de dag direct met het lezen van je eigen mail en de mail van het secretariaat. Vervolgens prioriteer je de mail en bekijk je waar je direct actie op moet ondernemen, als dat zo is kan het zijn dat je agenda’s moet aanpassen, afspraken moet verplaatsen en betrokken partijen moet inlichten. Wanneer je de prioriteiten hebt afgerond is het tijd voor een kop koffie met de andere secretaresses en praten jullie bij. Na de koffie ga je verder met het beantwoorden en afhandelen van de e-mails en plan je een afspraak in met twee van de promovendi die de hoogleraar begeleidt en reserveert hiervoor een vergaderruimte. Vervolgens plan je nog een lastig in te plannen extern overleg en blokt hiervoor een aantal agenda’s.
Na de lunchwandeling sluit je aan bij het DB Onderzoek dat eens in de vier weken is en notuleer je deze. Ook heb je nog een kort overleg van de onderzoek retraite die je mee helpt organiseren. Gedurende de dag lopen er geregeld collega’s bij je langs voor een gezellig praatje, om hun hart te luchten of voor een vraag of verzoek. Aan het eind van de dag heb je nog een overleg over het AHON en de verschillende bijeenkomsten die hiervoor georganiseerd moeten worden. In de organisatie hiervan heb jij een grote rol en ook op de dag zelf heb jij als gastvrouw of -man de touwtjes stevig in handen. Wanneer alles voor de dag is afgerond sluit je tussen 16.30-18.00 (afhankelijk van hoe laat je vanochtend bent begonnen) je computer af.

De belangrijkste taken zijn:

• het verzorgen van de dagelijkse (digitale) correspondentie en het beheren van de algemene AHON-mailbox;
• zelfstandig uitwerken van ruwe versies van documenten en brieven;
• bewaken van actiepunten en aanspreken van anderen op actiepunten;
• administratieve ondersteuning bij het aansluiten van nieuwe huisartspraktijken bij AHON;
• het bijhouden van het CRM-systeem en diverse registraties;
• het doen/ondersteunen van bestellingen;
• het organiseren van diverse dienstreizen (in binnen- en buitenland);
• het uitwerken van diverse beleidsstukken op basis van aangereikte input;

Werkomgeving

De afdeling Eerstelijnsgeneeskunde & Langdurige Zorg is een veelzijdige afdeling waarin zorg, onderwijs, opleiding en onderzoek een plek hebben. Deze vier kerntaken worden uitgevoerd in zeven secties (Onderzoek Verloskunde, Onderzoek Ouderengeneeskunde, Onderzoek Huisartsgeneeskunde), Huisartsopleiding, Opleiding specialist Ouderengeneeskunde, Studentenonderwijs, Academische huisartsenpraktijk) en twee netwerken (UNO-UMCG en AHON). Het doel van deze netwerken is met name het verbinden van regionale huisartsen en ouderenzorginstellingen met elkaar en met het UMCG. Wij doen onderzoek en delen de resultaten daarvan met aangesloten partijen uit de eerstelijn. Ook verzamelen we gegevens en data van de patiënten die deze aangesloten partijen bedienen zodat we daar onderzoek mee kunnen doen.

Je werk en je ondersteuning is vooral gericht op de sectie Huisartsgeneeskundig onderzoek en de ondersteuning van het AHON waarin vanaf 2025 de doorontwikkeling plaats vindt tot een Academische Werkplaats. Binnen de sectie onderzoek zal dit met name tot uiting komen door het ondersteunen van de Hoogleraar Onderzoek Huisartsgeneeskunde.

Wat vragen wij

Je wordt onderdeel van een enthousiaste en dynamische afdeling. Je herkent jezelf in het onderstaande:

• een gemotiveerde medewerker op mbo-/hbo-niveau met aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie;
• een accurate ondersteuner met goede sociale en communicatieve vaardigheden;
• een flexibele en dienstbare houding;
• een goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• een proactieve medewerker die goed kan organiseren en ontzorgen;
• een medewerker met kennis van actuele ICT-applicaties en het Microsoft Office pakket;
• het kunnen schrijven en spreken van Engels.

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen. Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

Wat bieden wij

Het betreft een arbeidsovereenkomst voor 28 - 36 uur. Het betreft een contract voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris bedraagt maximaal € 3.923,- bruto per maand (schaal 7) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC). Je krijgt van ons een telefoon en een laptop. Uiteraard behoort deels thuis werken tot de mogelijkheden en faciliteren wij ook een goede thuiswerkplek.

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 11 december 2024.
Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Solliciteer