Secretaresse divisie Laboratoria

Intro

Ben jij een enthousiaste secretaresse die graag anderen werk uit handen neemt? Kom dan het divisiebureau van divisie Laboratoria & afdeling laboratorium voor voortplantingsbiologie versterken!

Wat ga je doen?

Voorbereiding, organisatie en administratie zijn vertrouwde kerntaken voor jou als secretaresse. Bij Amsterdam UMC voegen we daar een complexe omgeving aan toe, waarin altijd wel iets verandert. Zorg en onderzoek zijn immers altijd in ontwikkeling. Binnen deze functie zal jij in de eerste plaats het divisiebureau ondersteunen (16 uur per week) en daarnaast ondersteun je het laboratorium voor voortplantingsbiologie (8 uur per week).

Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit: 

• Agendabeheer van de afdeling, telefoonbehandeling en het verzorgen van (email)-correspondentie.
• Verwerken van documenten, het organiseren van afspraken en bijeenkomsten.
• Administratieve ondersteuning bij o.a. indiensttreding nieuwe medewerkers en studenten en het regelen en bijhouden van autorisaties.
• Regelen facilitaire zaken: huisvesting, zalen boeken, catering, detacheringen en gast-toelatingen regelen.
• Ad hoc zaken uitzoeken naar aanleiding van mailvragen.
• Plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.

Wat neem je mee?

• Mbo werk- en denkniveau, aangevuld met enige relevante werkervaring.
• Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift, in Nederlands en Engels.
• Affiniteit met digitalisering. Beheersing van het MS officepakket is dan ook vanzelfsprekend, andere systemen / applicaties maak je je snel eigen.
• Flexibele houding, je zal op beide locaties (AMC en VUmc) werkzaam zijn maar ook een veelzijdigheid aan taken oppakken.
• Dienstverlenende instelling en pro actieve houding, je vindt het leuk om initiatief te nemen en je krijgt dan ook de ruimte om hier invulling aan te geven.
• Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 6: € 2.599 tot € 3.571 bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie uren: 186,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Nu nog een (gedeeltelijke) vergoeding van je OV-reiskosten. Vanaf 1 oktober bij >7 km per enkele reis 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. En vanaf 1 oktober ontvang je een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren. 

Waar ga je werken?

Amsterdam UMC is georganiseerd in verschillende divisies en diensten. Een divisie bestaat uit verschillende afdelingen en deze worden in de dagelijkse bedrijfsvoering ondersteund door de medewerkers van het divisiebureau. Je valt hiërarchisch onder de directeur bedrijfsvoering van de divisie en werkt nauw samen met de managementassistent van het divisiebestuur. Daarnaast werk je 8 uur per week voor een van de afdelingen binnen de divisie, de afdeling Laboratorium voor Voortplantingsbiologie, een biologisch laboratorium met focus op fundamenteel en preklinisch onderzoek en onderwijs, inclusief stages vanuit diverse opleidingen.

Divisie 9 is de laboratoriumdivisie en kent veel en heel diverse afdelingen, zoals het Laboratorium voor Voortplantingsbiologie, ieder met hun eigen mix van diagnostiek, onderzoek en onderwijs. Net als de andere collega’s van het divisiebureau werk je op beide locaties van het Amsterdam UMC. Er heerst een fijne, open sfeer op het divisiebureau en de afdeling Laboratorium voor Voortplantingsbiologie. We werken allemaal zeer zelfstandig (deels vanuit huis en op locatie) én er is genoeg ruimte om met elkaar te sparren (online en ‘live’). Regelmatig spreken de ondersteunende medewerkers van het bedrijfsbureau elkaar ook in een wat informelere setting onder het genot van een drankje en een hapje en leren we elkaar nog wat beter kennen! 

Sollicitaties zullen doorlopend in behandeling worden genomen en de vacature sluit zodra er een geschikte kandidaat is gevonden. Heb je interesse? Wacht dan niet met reageren!

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Anita de Zwaan, managementassistent, via 06-29695022 of a.m.driehuis@amsterdamumc.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.