Administratief medewerker bureau Promotiezaken

Wat ga je doen?

Als administratief medewerker Promotiezaken bij de Amsterdam UMC Doctoral School ben je verantwoordelijk voor het administratieve proces rondom promoveren voor de faculteit Geneeskunde van de Universiteit van Amsterdam (UvA).

Het team bestaat uit tien collega’s, die allen een eigen aandachtsgebied hebben binnen de Doctoral School. De werkzaamheden voor promotiezaken UvA zal je samen met één andere collega uitvoeren.

In deze functie draag je gezamenlijk de zorg voor de administratieve verwerking van de promotietrajecten ten behoeve van onze promovendi, in de aanloop naar hun promotie. Promotoren kunnen ook bij je terecht met hun vragen rondom administratieve zaken in het promotietraject. Accuratesse, aandacht voor en tevredenheid van onze klanten staan hierbij voorop.

Voorbeelden van taken die je in deze rol uitvoert:

• Administratieve ondersteuning van de verschillende fases in de promotietrajecten van promovendi die promoveren aan de UvA. Hierbij dienen de regels zoals geformuleerd in het promotiereglement van de betreffende universiteit te worden nageleefd.
• Vragen beantwoorden (vooral per mail of telefonisch) van promovendi of promotoren.
• Verwerking van de promotietrajecten.
• Voorleggen van vragen aan de betreffende decaan ter besluitvorming.

Wat neem je mee?

Voor deze functie zoeken we een energieke en flexibele persoonlijkheid met teamspirit, die het leuk vindt om zowel samen als zelfstandig te werken, en die graag een waardevolle bijdrage levert.

Jij herkent jezelf in de volgende punten:

• Je bent praktisch, organisatorisch sterk, gestructureerd en voelt je verantwoordelijk voor je werk.
• Je bent resultaatgericht en je gaat pro-actief te werk.
• Je hebt praktische kennis van Office en bent snel vaardig in diverse andere softwareapplicaties.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en hebt een goede beheersing van de   Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je bent servicegericht en hebt de mogelijkheid om 32 uur per week te werken.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.932 tot € 3.923 bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie uren: 186,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

Amsterdam UMC Doctoral School is verantwoordelijk voor opleiding, informatie, advies en ondersteuning voor promovendi en hun (co)promotoren. Het team is gedreven, toegewijd en servicegericht. AMC en VUmc zijn gefuseerd tot Amsterdam UMC. Na deze fusie zijn de Geneeskunde faculteit van de UvA en de VU blijven bestaan, beide verbonden aan Amsterdam UMC. Elk met een eigen decaan en gelieerd aan respectievelijk VU en UvA en elk met een eigen promotiereglement. Jaarlijks ondersteunt Promotiezaken in totaal ongeveer 500 promoties bij beide faculteiten.

Je werkplek zal vooral op locatie AMC zijn.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Saskia Hartog, Manager Amsterdam UMC Doctoral School, via 020-566 8235 of s.l.hartog@amsterdamumc.nl.  

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.